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智慧檔案館(室)——我國檔案館(室)建設的新方向

  • 分類:企業新聞
  • 作者:
  • 來源:
  • 發布時間:2020-12-01
  • 訪問量:0

【概要描述】

智慧檔案館(室)——我國檔案館(室)建設的新方向

【概要描述】

  • 分類:企業新聞
  • 作者:
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  • 發布時間:2020-12-01
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詳情

值得您信賴的智慧物聯專家

          最近,原國家檔案局局長楊冬權在《中國檔案》雜志上發表了《智慧檔案館(室)—我國檔案館(室)建設的新方向》的論文,充分論述了智慧檔案館(室)的內涵,以及建設智慧檔案館(室)的重要性和必要性,也提出了建設好智慧檔案館(室)的重點方法。無疑,這篇文章指明了新形勢下我國檔案館(室)建設的新方向。

一、什么是智慧檔案館(室)?

智慧檔案館(室)是繼傳統檔案館(室)及數字檔案館(室)之后的第三代檔案館(室),是檔案館(室)的3.0版。它可以說是目前已建設了20多年的數字檔案館(室)的升級版,也可以說是已開展了30多年的檔案信息化的升級版。第三代智慧檔案館(室)必須有3個要素:一是以檔案全文數據為核心,包括其他各種檔案業務和檔案工作數據的大數據;二是以數據挖掘與主動推送技術為核心,包括數據采集、數據感知、數據存儲、數據傳輸等的數據處理及主動推送技術;三是可以將檔案實體、檔案裝具、檔案環境、檔案業務系統、檔案人員、檔案利用者連接起來的物聯網系統。所以,也可以簡單地歸納為“智慧檔案館(室)=檔案數據+數據挖掘與推送技術+物聯網系統”。

 

人工智能VS大數據技術

二、為什么要建設智慧檔案館(室)?

 

1、智慧社會的到來,為建設智慧檔案館(室)營造了良好的外部環境 

“智慧社會”的提法,最早源于IBM在2008年11月提出的“智慧地球”的概念,它包括三個要素,即物聯化、互聯化、智能化。這個概念提出后,很多城市又提出了“智慧城市”的概念,并開始了智慧城市的建設和評選,我國的許多城市就在積極地建設智慧型城市。近幾年我國許多城市有了無人駕駛汽車、無人酒店、無人超市等,讓人們感受到了智慧城市的雛形。伴隨著智慧城市的還有智慧圖書館、智慧小區、智慧樓宇、智慧家居等。此外,智慧教育、智慧交通、智慧醫療、智慧司法、智慧旅游、智慧人文、智慧物流等也已經撲面而來,各行各業、方方面面都在以智慧為引領,推進智能化信息化建設。正是在此基礎上,黨的十九大提出了“智慧社會”這一新的理念,智慧社會的到來為智慧檔案館(室)建設營造了很好的社會環境,同時也增添了現實的迫切性。從檔案部門來說,有些檔案室十幾年前就通過手工錄入的方法,對檔案進行了“數據化”,把檔案中的所有文字轉化成了電腦可以檢索的數據。只可惜那時尚無數據挖掘技術,因而未對這些數據進行智慧性開發、關聯性挖掘和自主式推送。2014年以來,國內許多地方的檔案館(室)在數字檔案館(室)的基礎上,對檔案實體、檔案保管條件等方面進行智能化、自動化管理,進行了他們所定義的智慧檔案館(室)建設。還有一些檔案服務企業,最近幾年也提出了基于檔案實體自動化跟蹤和管理、智能化檔案裝具、檔案溫濕度自動控制、檔案安全自動報警等“智慧服務”。

 

2、智慧檔案館(室)能有效解決傳統檔案管理存在的問題,提高了檔案行業對建設智慧檔案館(室)的積極性。

 

傳統的文件檔案管理模式,是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容,以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。由于大部分單位在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路,普遍缺少總體規劃,所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一,接口不順,連動不靈,傳遞不暢;同時,不少單位在開展信息自動化建設過程中,過分依賴自動化管理的技術系統,缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解,缺乏對這些數據進行智慧性開發、關聯性挖掘和自主式推送,經常導致自動化管理體系與手工管理并行,甚至相互掣肘的尷尬局面。上述情形,常常使單位的計劃、決策、指揮、領導、經營等項工作處于各行其是,互不溝通的狀態,很容易導致管理混亂,重復投入,工作成本無意義提高等問題的出現。因此建立一套適應本單位工作特點、體現規范化、科學管理水平的檔案綜合管理系統尤其顯得必要,滿足檔案庫房“十防"要求(防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體),實現人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系,從“收"、"管"、"存"、“用”四個方面實現紙質檔案和電子檔案、實體檔案一體化的綜合管理,建立全流程監控的檔案管理體系。

3、物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送為智慧檔案館(室)提供了關鍵技術

 隨著科學技術的發展,物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送技術已經越來越成熟,廣泛應用并改變了各行各業和人們的工作生活,凸顯社會進步。智慧檔案管理必須涉及到檔案數字化、數據化、定位、存放狀態、環境狀態、安保、消防、數據共享等將人、物、信息、環境等全部連接起來,實現自動感知和自動調控。而物聯網、人工智能、大數據和數據挖掘推送技術越來越成熟并廣泛應用,為建設智慧檔案館(室)提供了關鍵技術保障。

 

三、怎樣建設智慧檔案館(室)

 

 檔案數據化之于檔案數字化,智慧檔案館(室)之于數字檔案館(室),是迭代式的更新和發展,是覆蓋性的提高和增強,是管理方式的根本性變化、轉向性發展。建設好智慧檔案館(室)要抓住檔案數據化(不是單純的數字化)、檔案管理智慧化智能化(不是簡單的自動化)、檔案館(室)管理一體化這些關鍵。

 

1. 采用物聯網技術,建立智慧館(室)一體化綜合管理系統

物聯網技術可以把檔案館(室)的人、物、信息、環境等方面全部連接起來,實現自動感知和自動調控。檔案工作者不管身在何處,都可用手機或其它移動終端掌控一切。
智慧檔案館(室)一體化綜合管理系統是以規范的檔案管理為基礎,通過專業化量身定做的檔案存儲管理系統、庫房整體管理、環境管理、消防管理、安防管理、RFID檔案管理、檔案數據收集、檔案數據推送等等,將檔案信息管理的單一模式,改造為檔案信息資源培植挖掘與管理的一體化模式,充分實現檔案管理在單位活動中應有的支持作用。整個系統方案,是以計算機網絡、RFID識別技術、自動化設備為基礎,集成系統平臺軟件為核心,以樓層平面圖為管理載體,以物聯網技術為紐帶,采用一體化集成的手段,把構成整個檔案館數字智能化系統的各自獨立分離的設備、功能和信息集成為一個相互關聯、完整和協調的綜合網絡系統,并通過該平臺把這些分散、復雜而龐大的各類設備和系統進行充分的信息、資源、任務共享,從而方便的在統一的界面上實現對各子系統全局的監視、控制和管理,實現對進出檔案庫房人員、對檔案庫房智能化設備、對檔案進行集中統一、安全、可控、有效的管理,為使用者提供一個舒適、有效、安全的工作環境。

 

2. 廣泛收集數據
建設智慧檔案館(室),數據是基礎。各個檔案館(室)要運用各種數據自動收集技術,廣泛收集各種數據。
(1)及時收集新形成的檔案數據
目前,在各個檔案形成單位,文字方面的檔案都是電子檔案,都可自動成為電腦任意處理的數據,但還有不少活動還完全沒有記錄,或者雖有錄音、錄像等記錄,但沒有轉化為文字,沒有成為電腦可處理的數據。這就造成了新數據的缺失。這就需要運用新技術(如OCR識別、手寫識別、聲音識別、人臉識別等)“智慧建立檔案”或“智慧收集檔案”,可以幫助人們把檔案建立得更豐富,把數據搜集得更廣泛。
(2)收集檔案內容數據
也就是檔案的全文數據。要運用各種技術,把紙質檔案、照片檔案、音像檔案中能夠轉化的,全部轉化為電腦可處理的數據,并把它們同電子檔案數據匯合在一起,建立起檔案全文數據庫。這是基礎,是重點,是最要緊、最關鍵的數據。收集得越早越好,收集得越廣泛、越齊全越好。除檔案外,報紙、雜志、內部出版物等資料的數據將來也可收集進來,它們對檔案數據也是重要的補充。
A.檔案實體數據
即檔案的編號、數量、位置、被移動情況、被利用情況、損壞或修復情況等方面的數據。在智慧檔案館(室)里,檔案實體是基本不動的,對它的監控不需要太復雜,主要記錄它的位置、數量、動用情況等就可以了。
B.檔案環境數據
即檔案庫房的溫濕度、有毒有害氣體濃度、灰塵濃度、煙霧濃度等數據。這些數據,各地可以因地制宜,主要收集有損檔案安全的主要數據。
C.人流數據
包括檔案工作者人數、檔案利用者人數、檔案參觀者人數、工作交流者人數,以及他們的位置等。
D.其他數據
比如,檔案裝具的數量及位置,庫房的數量及位置,工作用房和技術用房的數量及位置,檔案設施設備的數量、位置、年限,還有館(室)內包括檔案裝具和環控設備、消防設備、監控設備在內的所有設備運行數據等。
檔案館(室)只有把各方面數據都收集齊全,才能根據這些數據運用物聯網綜合管理系統進行智慧性管理。擁有以上這些數據后,通過利用大數據技術和物聯網系統就可以實現檔案館(室)中的信息與電腦、人與電腦、物品或設備與電腦,以及信息與信息、人與人、物與物、人與信息、人與物、信息與物等等之間的互聯互通、互感互知。
3. 確保數據安全
有了數據,還要用各種方法保證數據的安全。因為,數據是智慧檔案館(室)的靈魂,數據一旦丟失,檔案館(室)就只剩下外殼。
(1)對全部數據在異地備份一套以上
數據都是電子的,電子數據的最大弱點是不安全因素很多,安全系數比較低,安全風險比較大。為了確保它的安全,就要對它全部進行異地備份,在幾百公里以外的多處地方備份保存一套以上,從而確保特殊情況導致數據丟失后,能有備份數據頂上來,不會造成數據的“全軍覆沒”。
(2)應用自動報警設備
要普遍應用防火、防水、防盜、防遠程攻擊等的自動報警設備。在高溫、高濕地區還要有高溫、高濕的自動報警與調控設備。
(3)應用自動滅火裝置
數據庫房要用防火、防水材料進行隔離,而且一定要有自動滅火裝置,以確保即使庫房發生火災也能自動撲滅,不致損毀數據。
(4)設置防遠程攻擊的“防火墻”
電子數據的一個軟肋是黑客可以通過網絡發起遠程攻擊,竊取、篡改、調換、鎖住或銷毀數據。所以,數據庫房必須采用最先進的信息安保技術和設備,為數據建立“防火墻”“安全盾”“生命線”。

4. 采用數據挖掘推送技術

對智慧檔案館(室)來說,數據是它的硬件,數據挖掘推送技術則是其軟件。離開這個軟件,智慧檔案不能真正實現。各級檔案館(室)要開始重視運用這方面的技術,先對目前已有現成數據的電子檔案運用算法進行挖掘和推送。以此為基礎,建立智慧檔案館(室)的框架和基礎,既可以在簽訂保密協議、確保數據不外泄的基礎上,把數據挖掘與推送外包給有關企業,就像過去搞檔案數字化和信息化一樣。
5. 主動推送檔案信息
智慧檔案館(室)要積極地投入應用,主動地向領導、向各方面利用者推送現有的檔案數據。發揮出智慧檔案館(室)的優勢和作用,顯示出智慧檔案館(室)同以前兩代檔案館(室)的不同和高端。以前的館或室只是要什么給什么,要一只給一,而智慧檔案館(室),則是要什么都不只是給出什么,還給出其他相關的一切,即“1+N”,這個“N”,就是根據他以前的利用經歷以及這次利用的主要內容而主動推送、自動推送、無償推送,讓智慧檔案館(室)更智慧。
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